Brobygning mellem byggeri og drift: Sådan effektiviserer commissioning idriftsættelsen af de nye hospitaler

RESUMÉ: Region Midtjylland gør det – og nu er Region Hovedstaden også kommet godt i gang med commissioning på de store hospitalsbyggerier. Det lidt tunge begreb dækker i Region Hovedstadens koncept over et lille korps af driftsorienterede generalister, der påtager sig at bygge bro mellem byggeprojektet og den efterfølgende drift. Dels ved at sikre, at driftshensyn indarbejdes i nybyggerierne allerede i projektforslaget – og samtidig følge dem til dørs gennem hele byggefasen. Dels ved at forberede driftsorganisationen på at overtage de nye bygninger og deres anlæg, så alting spiller som det skal ved ibrugtagningen.

LÆRINGER:

  • Region Hovedstaden har succes med en tillempet ’Commissioning Light’, hvor man efter nøje granskning udvælger de dele af byggeriets anlæg og installationer, der anses for mest kritiske – og derpå hele vejen frem til aflevering har fokus på tiltag, der skal sikre, at man kommer rettidig og vellykket i drift.
  • Den pragmatiske commissioning kan også iværksættes på byggerier, der allerede er under udførelse. Fokus retter sig så mod test og kontrol af anlæggene, træning af driftspersonalet, mangelafhjælpning, overlevering og idriftsættelse.
  • Commissioning (Cx) kræver klare spilleregler og ændrer ikke på ansvarsforholdene mellem projektorganisation og drift. Driftsorganisationen kan ikke via Cx kræve ændringer i det godkendte udførelsesprojekt eller i specifikke anlæg under udførelse. Sigtet er derimod, at rådgivere og entreprenører også leverer det, de har skrevet under på.
  • Omkostningerne ved Cx ligger hovedsageligt i løn/honorar til Cx-organisationen. Det mertimeforbrug, som Cx måtte påføre projektorganisationen og/eller driftsorgansationen, modsvares af gevinsterne ved en mere effektiv overgang til ibrugtagning og drift.
  • Cx er i Region Hovedstaden forankret i driftsorganisationen, men man afprøver nu en model, hvor den Cx-ansvarlige i test- og afleveringsfasen har reference til projektchefen.

COMMISSIONING – HVORFOR DET?

Én ting knytter dem sammen: Bygningerne med al deres teknik, som byggeprojektet leverer og som driftsfolkene skal drifte.

Men ellers er det to adskilte verdener – projektorganisationen og driftsorganisationen. Og de har hver deres perspektiv. Projektorganisationen fødes og forsvinder med byggeprojektet. Driftsfolkene overtager bygningerne og ansvaret for at drifte dem, år ud og år ind. De har sjældent den store indflydelse på, hvordan bygningsinstallationerne udformes. Men det er dem, der skal leve med dem.

Hospitaler er tekniktunge bygninger. Både når det gælder den almindelige bygningsteknik – el, netværk, styring, vand, varme, ventilation, sprinkling osv. – og dertil masser af specialinstallationer og medicoteknik.

Og det er dyrt at drive dem! I disse år bygger vi hospitaler for mange milliarder. Men for hver krone, der investeres i byggerierne, skal der bruges seks kroner på at drive og vedligeholde dem i deres beregnede levetid.

Derfor – og fordi hospitalerne huser kritiske funktioner, der bare skal fungere fra den dag, de tages i brug – er det af vital betydning at sikre, at teknikken er gennemtænkt, og at de tekniske anlæg fungerer som de skal fra dag 1. Og at driftspersonalet er rustet til at håndtere dem.

Det er det, commissioning går ud på. En relativ ny disciplin, som først i de senere år er begyndt at vinde frem i bygningssammenhæng. Og som rummer et indlysende potentiale i forbindelse med hospitalsbyggerierne.

Foto: Luftfoto nordfløj Oktober 2018

COMMISSIONING PÅ HOSPITALSBYGGERIERNE

Herhjemme har Region Midtjylland været pionerer med commissioning (eller Cx, som det forkortes) på hospitalsbyggerierne – naturligt nok i forbindelse med det første af de store kvalitetsfondsbyggerier, udbygningen af Skejby til Danmarks største universitetshospital.

Inden for de sidste par år har Region Hovedstaden taget handsken op. I 2016 igangsatte man et projekt for at udvikle og beskrive en metodik for commissioning på regionens hospitalsbyggerier, og i begyndelsen af 2017 blev de første commissioningmedarbejdere ansat og tilknyttet nogle af de igangværende hospitalsbyggerier.

Organisatorisk er de dog forankret i driften – i en fælles enhed hos Drift & Teknik i det nye Center for Ejendomme, som fra 2017 har overtaget drifts- og bygherreansvaret for Region Hovedstadens bygninger og byggerier.

Indtil videre tæller enheden fem Cx-medarbejdere, hvoraf to er tilknyttet Rigshospitalets nybyggerier, en er på Bispebjerg og to på Herlev. Men rygterne om, hvad commissioning-indsatsen kan udrette, har hurtig bredt sig i regionen, hvor man planlægger commissioning i både Hvidovre og Hillerød. På Nyt Hospital Nordsjælland ønsker byggeledelsen dog, at Cx-manden fra start bliver en del af projektorganisationen.

I denne case ser vi nærmere på, hvordan Region Hovedstadens nye Cx enhed har grebet opgaven an – og tilsyneladende fundet en pragmatisk tilgang, der formår at nedbryde den skepsis, som commissioning ofte mødes med blandt byggefolk.

Efterfølgende ser vi på, hvordan de konkret har grebet commissioning an ved Rigshospitalets nybyggerier. På den metodik, man efterhånden har udviklet. Og på de resultater, man allerede har opnået. 

Foto: Luftfoto nordfløj Oktober 2018

DS 3090: DEN TUNGE STANDARD – GJORT LET

Mange byggefolk slår instinktivt tre kors foran sig, når de hører ordet. Commissioning har i byggekredse fået ry for at være noget frygtelig besværligt, fordyrende og dokumentationstungt, som man for alt i verden skal styre uden om.

”Fordommen har sit udspring i den internationale standard for commissioning, som vi herhjemme kender som DS 3090. Standarden beskriver da også en meget omfattende proces, som kunne blive meget tidskrævende”, forklarer Nick Haakonsen, der er Cx-konsulent på Rigshospitalets nybyggerier:

”Skulle man følge den slavisk, kan man ende med en liste med flere tusinde punkter, som entreprenørerne så skulle levere på. I sig selv går kravene måske ikke videre end hvad, der i forvejen ligger i udbudsbeskrivelsen, men de bliver så styrende i den forstand, at entreprenørerne skal dokumentere hver eneste af dem. Og det kan jo nemt blive en ressourcekrævende proces med en masse dokumentation, der skal fremskaffes, og en masse møder, hvor man skal gennemgå dem punkt for punkt.”

”En sådan metodik kan vel give god mening i for eksempel flyindustrien eller andre steder, hvor kvaliteten på de enkelte komponenter er kritisk. Men i byggeverdenen vil det ikke være en rimelig sammenhæng mellem en så omfattende indsats og den værdi, den ville tilføre”, siger Nick Haakonsen.

Region Hovedstadens Cx-enhed har derfor valgt en mere pragmatisk tilgang, som nok tager afsæt i DS 3090 standarden, men giver afkald på de omfattende dokumentationskrav. I stedet udvælger man nogle få vitale områder, som man så til gengæld holder fokus på hele vejen fra programmering til drift.

”I bund og grund ønsker vi ikke andet end at sikre, at de specifikationer og krav, der er stillet i udbuddet, også bliver leveret, og at idriftsættelsen bliver forberedt, så den kommer til at forløbe glat”, forklarer Rasmus Rønnow de Taeje, der på Rigshospitalet var med til at tilrettelægge og opstarte commissioning på både Sterilcentralen og Nordfløjen.

”Vores perspektiv på commissioning strækker sig hele vejen fra idé til driftsfase, så vi får tænkt driften ind fra begyndelsen og kan lægge en gennemgående linje. Allerede i programfasen hjælper vi driftsorganisationen med at formulere de hensyn og krav, de gerne vil have ind i byggeprojektet. De krav følger vi så gennem projektet. Vi sikrer, at de bliver indarbejdet i projekteringen, og siden fører vi på driftens vegne tilsyn med, at tingene også bliver udført som aftalt og leverer det, de skal. Så vi er sådan en slags ’driftens ambassadører’ hele vejen gennem byggeprojektet”, forklarer Rasmus Rønnow de Taeje.

Flere af hospitalsbyggerierne var allerede i fuld gang, da Region Hovedstaden dannede sin Cx enhed og begyndte med commissioning. Men også på det punkt er man gået pragmatisk til værks. Ud fra devisen ’bedre sent end aldrig’ er Cx-folkene gået ind i de igangværende byggerier, for her at være med til at tilrettelægge og udføre performance- og belastningstests, overvåge afleveringsprocessen samt forberede og uddanne driftspersonalet på at overtage den driftsklare bygning.

”Vi kan mærke, at der er behov for, at nogen påtager sig den rolle og styrer den proces. Både projektet og driften har travlt med hver deres, så nogen skal få enderne til at mødes. Det hjælper vi dem med”, siger Thomas Egedal Kristensen, der som den førstansatte commissioningmedarbejder i den nye Cx-enhed nu har Cx-ansvar for nybyggerierne på Bispebjerg.

”Vores hovedopgave er at sikre, at bygningen bliver klar til drift, og at driftsfolkene er parate til at drifte den nye bygning. Hvis ikke vi sørger for, at driftsfolkene får den nødvendige undervisning og at vi får overleveret det nødvendige D&V-materiale – hvis ikke vi styrer, arrangerer og indkalder til det, så kommer det ikke nødvendigvis til at ske!”

Foto: Commissioning i felten på Bispebjerg: Driftsteknikere inspicerer ventilationen i den nye laboratorie- og logistikbygning.

FRA SKEPSIS TIL BEGEJSTRING: COMMISSIONING PÅ RIGSHOSPITALETS NYBYGGERIER

De nye commissioningfolk blev i begyndelsen mødt med skepsis, grænsende til modvilje, da de første gang meldte sig på banen. Det var på Rigshospitalet, hvor man ved byggeriet af det nye Nordfløjs-kompleks tilbød at bistå med rådgivning, planlægning og praktisk hjælp i forbindelse med det igangværende byggeri. Konkret tilbød man hjælp til at tilrettelægge og udføre test af anlæg og installationer samt forberede aflevering og idriftsættelse, herunder træne og forberede driftspersonalet.

”I projektorganisationen så man os, til en, start som et lidt forstyrrende element. De frygtede, at de lige pludselig skulle bruge en masse mødetimer på os, som de ikke havde budgetteret med. De var også bange for, at vi ville komme med en mængde krav, som der ikke i budgettet var afsat midler til. Så vi oplevede i begyndelsen, at man helst ville holde os lidt fra livet. Hvis vi ville have driftsfolk med ud i byggeriet for at se på installationer eller anlæg, skulle det aftales omhyggeligt i forvejen”, fortæller Nick Haakonsen.

Også driftsfolkene var skeptiske: ”Nogle bærer rundt på en forestilling fra tidligere byggeprojekter, hvor de har oplevet, at de havde brugt tid og kræfter på at levere nogle fornuftige input, som de så efterfølgende ikke kunne se spor af i det færdige byggeri. Det kan der jo være gode grunde til, som projektfolkene måske ikke har fået forklaret godt nok. Også her kan vi være med til at slå bro og forklare driftsfolkene om de dilemmaer og valg, projektfolkene står i, og hvorfor de måske nogen gange ikke kan få alle deres forslag igennem”, forklarer Nick Haakonsen.

Stille og roligt lykkedes det Cx-folkene at få begge parter til at sænke paraderne:

”Efterhånden gik det jo op for dem, at vi ikke er her for at genere dem, men tværtimod kan være dem til nytte. Vi beder jo ikke om noget, som ikke allerede er aftalt. Vi har jo heller ingen ’stjerner på skuldrene’. Vi forsøger blot at sikre, at bygherren også får det, der er aftalt”, siger Nick.

Og Cx-folkene greb det pragmatisk an:

”På Nordfløjen koblede vi os på de mødeaktiviteter, der var aftalt i forvejen. På den måde har vi jo sådan set blot været et par kritiske øjne ekstra på bygherresiden. Og det koster jo ikke økonomi ud over vores løn, som ikke bliver betalt af projektet. Hvis vi overhovedet har kostet mandetimer på projektet, vil jeg hævde, at vi også har sparet det for nogle – i kraft af at vi har kunnet påpege nogle problemstillinger, man ikke var helt opmærksomme på, så vi på forhånd har kunnet lægge en plan for, hvordan de skulle håndteres.”

Gradvist er der i projektet opstået en større forståelse af, at det på flere måder er nyttigt at få driftsfolkene med ind, når man skal til at tilrettelægge afleveringen og forberede nybyggeriet på drift:

”Bare som eksempel: Når Nordfløjen skal idriftsættes, skal teknikken og installationerne jo kobles på de eksisterende anlæg i centralkomplekset. Hvis det skal forløbe glat, er vi helt afhængige af vores driftsfolk. Så det giver god mening at involvere dem, så de også tager ansvar for det – og ejerskab til projektet allerede inden dagen kommer, hvor de skal overtage bygningen.”

”Det prøver vi at skabe forståelse for i projektorganisationen, der måske som udgangspunkt oplever driftsfolkene som ’besværlige’, der kommer med en masse krav. Hvis de er lydhøre, vil de måske opdage, at det i virkeligheden ikke er krav, men blot et forsøg på at få byggefolkene til at forstå, hvordan verden ser ud fra driftsorganisationen.”

Brobygningen vender også den anden vej, for driftsfolkene kan også opleve det som besværligt, når Cx-folkene kommer og vil have dem til at bruge tid på projektet:

”De har jo også en travl hverdag med deres driftsopgaver. Men det er klart mit indtryk, at vi efterhånden har fået skabt en forståelse hos driften af, at de timer, de på forhånd investerer i at lære byggeriets installationer og anlæg at kende, kommer rigeligt igen, når de efterfølgende selv skal overtage bygningen til drift”, fortæller Nick Haakonsen.

CX GENNEM ALLE FASER

Allerede mens man på Blegdamsvej kæmper med at færdiggøre første etape af det nye Nordfløjskompleks, er entreprenørerne i efteråret 2018 gået i jorden for at opføre anden og sidste etape: den høje længe, der afslutter byggeriet mod nord.

Denne gang havde Cx-folkene mulighed for at være med næsten fra begyndelsen – og i hvert fald tidsnok til at Cx-kravene kunne stilles, som et tillæg til udbudsmaterialet. 

”Så vidste entreprenørerne på forhånd, hvad de skulle leve op til. Og det er jo afgørende at få fastlagt ved udbuddet, så man ikke efterfølgende kan stille spørgsmålstegn ved det”, siger Nick Haakonsen.

Ideelt set indledes Cx allerede i idé- og programfasen, hvor commissioningfolkene kan bistå driftsorganisationen med at formulere driftens ønsker og krav til det påtænkte byggeri. Ud fra byggeprogrammet vurderes derpå, i hvilket omfang der i projektet er behov for commissioning – og hvordan det skal gribes an. I den forstand er Cx skalerbart - ved mindre projekter klares det måske ved nogle få møder undervejs, mens der på større, komplekse projekter etableres en organisation, hvortil driftsorganisationen bidrager med relevante nøglepersoner med ansvar for hver sit bestemte område.

Med Cx-folkene i spidsen går man nu i gang med at analysere projektet. ”I den proces piller vi de ting ud, som vi vurderer som kritiske – og som vi derfor vil holde fokus på videre i projektet”, forklarer Nick Haakonsen.

For hvert af disse fokuspunkter definerer man en række krav, der skal opfyldes på veldefinerede tidspunkter undervejs. Nogle af kravene knytter sig til projekteringsfasen, hvor Cx fx beder om at få forelagt forskellig specifik dokumentation til gennemsyn og godkendelse. Andre knytter sig til udførelsen, hvor et krav kan være, at totalentreprenør skal udarbejde en samlet plan for, hvordan driften oplæres i drift af bygningen og vedligeholdelse af de forskellige anlæg.

”Denne kravspecifikation er vores styrende dokument gennem hele processen. Det er ikke noget i den, som parterne ikke i forvejen skal opfylde, hvis de vil leve op til det, de har skrevet under på. Vi holder blot særskilt øje med, at det sker – og beder dem dokumentere det”, forklarer Nick Haakonsen.

Med Cx-kravene på plads udarbejdes commissioningplanen, som fastlægger Cx-indsatsen i hver af de efterfølgende faser. I projekteringsfaserne handler det typisk om at granske projektet med driftens blik ved hvert faseskift frem til og med udbudsprojektet – typisk med inddragelse af driftsorganisationen.

Hele denne proces har commissioningfolkene haft mulighed for at gennemspille ved Rigshospitalets næste store byggeri: Opførelsen af ’BørneRiget’.

”Lige nu er vi der, hvor vores fokuspunkter er definerede”, fortæller Nick Haakonsen. ”Vi er blevet inddraget rigtig godt i hele processen, og vi oplever, at vi er godt med. Senest har vi for nylig afsluttet en granskningsfase, hvor vores driftsfolk har været med i den første kritiske granskning af projektforslaget. Ud fra det arbejder rådgiverteamet nu videre, men inden udbud kommer der så en ny granskningsfase, hvor driftspersonalet inddrages.”

Under granskningen af arkitektprojektet er der blevet kommenteret på stort og småt – og ikke kun i forhold til de tekniske installationer og anlæg:

”Et lille eksempel: Arkitekterne vil gerne have vinduespartier helt ned til jorden og samtidig anlægge græsplæne op til. Der må vi jo udfordre dem og spørge: Hvordan sikrer vi så, at vi ikke får stenslag op på ruderne, er det hensigtsmæssigt? Det kan godt være, at det ikke er en stor ting, men på den lange bane kan det jo have driftsmæssige konsekvenser. Og det er også en af vore roller at påpege det!”

Arkitekterne arbejder nu på højtryk for at blive færdige med projektforslaget, der efter planen skal være godkendt, så hovedprojekteringen kan gå i gang i begyndelsen af 2019. Entreprenørerne skal i jorden i 2020 og BørneRiget være klar til ibrugtagning i 2024.

Foto Commissioning har spillet en afgørende rolle i forbindelse med afleveringen og ibrugtagningen af Sterilcentralen på Rigshospitalet (den store nybygning nederst, der er sammenbygget med p-huset øverst)

TEST OG INDKØRING SAT I SYSTEM

På Nordfløjen og Sterilcentralen har Cx-folkene til gengæld travlt i den anden ende af processen – med at teste anlæg og installationer, holde styr på den tekniske mangelafhjælpning og gøre klar til at overtage og idriftsætte bygningerne.

Selv ved mindre komplekse byggerier er det ofte her, at tingene spidser til. Tiden skrumper pludselig hurtigt frem mod afleveringsdagen, hvor entreprenørerne rammer en hård bagkant med dagbodstermin. Tingene bliver lidt hektiske. Der er stadig meget, der skal nås og gøres. Og det er ikke altid lagt i helt faste rammer.

”Når vi så kommer og spørger entreprenørerne, om de har en plan for indregulering og test, svarer de gerne ’Ja,ja – vi gør bare som vi plejer’. Kigger man i tidsplanen, står der blot ’Test og indregulering – 50 dage’.  Hvilke aktiviteter, det nærmere omfatter, er ikke specificeret!”

Lige netop at få styr på den del af processen, er en kerneopgave i commissioning. Til det formål har Cx-holdet i Region Hovedstaden udarbejdet et oversigtsskema, som beskriver processen for test og indkøring og de aktiviteter, de forskellige installationsfag skal igennem frem til aflevering. Indlagt heri er tre milepæle inden afleveringsforretningen: Stik OK, Mekanisk komplet samt OK til alle test inklusive undervisning i drift og D&V materialet afleveret. 

”Når vi kommer og viser entreprenørerne denne procesplan, der jo også viser de forskellige afhængigheder af hinanden, kan de godt se ideen. De er jo selv trætte af den ofte let kaotiske proces, hvor der altid er noget, man slås om til sidst. På denne måde sætter vi tingene i system og vi får fra begyndelsen en bedre proces. Oven i det kommer vi så oveni og hjælper med at få tingene gjort. Og med at gøre driften klar til at tage over”, fortæller Rasmus Rønnow de Taeje.

Men Cx-folkene kontrollerer også, at tingene bliver gjort. Og sandsynligheden for det er større, når entreprenørerne også ved, at de bliver kontrolleret, fortæller Thomas Egedal Kristensen:

”Entreprenøren skal jo indregulere sine anlæg og dokumentere i indreguleringsrapporter, at anlæggene er indreguleret korrekt. Dem kigger vi kritisk igennem og ser, om de ser fornuftige ud. Vi har flere gange oplevet teknikentreprenørerne komme og sige ’Nu er vi færdige’. Men når vi så går ud og tjekker, viser det sig ofte, at de stort set kun er mekanisk og teknisk komplet. De mangler alt det, der skal sikre, at anlæggene også fungerer som beskrevet i udbuddet.”

Cx udvælger derfor nogle anlæg til stikprøvekontroller – og går så ud og måler, om tingene er som de skal. Og de går grundigt til værks. Trykprøver varme- og ventilationssystemer ved step respons kontroller, hvor de tjekker, at anlæggene regulerer ind, som de skal, når man skruer op og ned.

Også det, som ikke lige er synligt, skal man huske at kontrollere, pointerer Cx-folkene: ”Vi oplevede for eksempel, at en bygning rent varmemæssigt var spejlvendt i CTS’en, sådan at når vi skruede op for det, vi troede var nordsiden af bygningen, så fik vi klager fra sydsiden, der var ved at gå til i varme!”

Hele fasen med test og indregulering undervurderes konsekvent ved hospitalsbyggerierne, konstaterer Thomas Egedal Kristensen: ”Man er nødt til at afsætte god tid af til det – to måneder fra teknikken er mekanisk og teknisk komplet er der reelt brug for, hvis man skal rundt om det hele og løse de problemer, der kommer for dagen undervejs.  Det kan være svært at få lagt ind i en presset projekttidsplan – men ellers kommer man jo bare til at slås med det efter afleveringen!”

FRA AFLEVERING TIL DRIFT

På Rigshospitalet er Nick Haakonsen i efteråret 2018 i fuld gang med at udføre performancetest på Nordfløjens første etape, der efter planen skal idriftsættes i begyndelsen af 2019. Testene laves sammen med de driftsmedarbejdere, der i forvejen har viden om, hvordan de forskellige anlæg skal betjenes og hvordan de virker – og som derigennem også får kendskab til de nye anlæg, de overtager, forklarer Nick Haakonsen.

”Det forudsætter jo, at de er parate til at bruge nogle timer på at være med til det. Men det vil de heldigvis gerne, for de har selv nytte af at være med rundt og lære de installationer og anlæg at kende, som de skal drifte fremover. Vi har så fået det sat i system og sammen med projektorganisationen lagt en tidsplan, så jeg kan sige til driften: Hvis I vil være med til at indregulere ventilationen på etage 6, så er det mandag formiddag, det foregår.”

Testfasen er samtidig nedtælling til entreprenørernes aflevering af det færdige byggeri til bygherren. Ifølge juraen er afleveringsforretningen en klar og veldefineret proces, men AB92 slår også fast, at et byggeri ikke er endeligt afleveret, før mangler er afhjulpet og alt fungerer, som det skal. I praksis er overgangen fra byggeprojekt til drift derfor ofte et længerevarende og nogen gange lidt mudret forløb af mangelafhjælpninger og løbende godkendelser og idriftsættelser.

”Vi har arbejdet på at få en systematik på plads, så vi får dokumenteret tingene, og så driftsafdelingen ikke overtager tingene, får de er testede og godkendt. Indtil da ligger ansvaret stadig i projektet”, fastslår Rasmus Rønnow de Taeje.

Cx står i efteråret 2018 midt i sine første afleveringer. På Rigshospitalet har bygherre i første omgang nægtet at overtage Sterilcentralen, fordi testfasen har afdækket en række problemer med styringen af de komplekse anlæg, som i praksis gjorde det umuligt at sætte bygningen i drift. På Bispebjerg er den nye laboratorie- og logistikbygning formelt overdraget til bygherren, men der pågår stadig mangelafhjælpninger og test og godkendelser af forskellige installationer.

”Commissioning er en dialogbaseret proces, hvor man snakker om tingene og får dem løst. Det gælder i praksis også afleveringen. Selvfølgelig skal man være rimelig i bund med tingene, men det er en proces, hvor man løbende arbejder med at løse tingene, til de er så meget på plads, at de kan overdrages til drift”, understreger Cx-folkene.

Samarbejdet mellem projektorganisationen og driftsorganisationen rækker endda videre frem, idet der er aftalt en fælles forberedelse af et-årsgennemgangen et par måneder forinden – med fokus på at få håndteret de problemer, der på det tidspunkt endnu ikke er løst eller i mellemtiden har manifesteret sig.

Også i forholdet til entreprenørerne op til afleveringen går Cx-folkene pragmatisk og dialogbaseret til værks. Eksempelvis i spørgsmålet om hvad der skal indgå af dokumentation, instrukser og manualer i entreprenørens D&V-aflevering:

”Vi holder møder med entreprenørerne forud for afleveringen for at specificere, hvad vi ønsker og har brug for. Det har fået meget godt feedback fra entreprenørerne, som er vant til at møde nogle omfattende krav ud fra devisen at ’vi må hellere få det hele’. Men det ender jo tit bare i en stor bunke, som ingen kan finde hoved og hale i bagefter. Vi prøver i stedet at være skarpe på, hvad vi egentlig har brug for. Det er først og fremmest til gavn for driftspersonalet, som bedre kan overskue det. Men det er også en lettelse for entreprenørerne”, siger Thomas Egedal Kristensen.

Foto operationsstue nordfløjen

 PROJEKTCHEFEN: ’BRUG FOR KLARE SPILLEREGLER’

Som projektchef for Rigshospitalets nybyggerier Nordfløjen og Sterilcentralen var Henrik Eriksen i begyndelsen selv en kende skeptisk over for, hvad commissioning dog skulle gøre godt for:

”Jeg synes jo, at vi selv havde gjort mange af de samme ting på projekterne. Vi holdt masser af møder med driftsorganisationen, som dengang hed Servicecenteret, for at få deres ønsker og erfaringer indarbejdede i projekterne, og vi tilrettelagde en masse KS-loops for at sikre, at tingene så også blev udført, som vi havde beskrevet”, fortæller Henrik Eriksen.

Med tiden har han dog fået et anderledes positivt syn på commissioning og den måde, Cx-folkene har grebet det an på Rigshospitalet – i en sådan grad, at han nu midlertidig har lånt Cx-medarbejderen Nick Haakonsen fra Center for Ejendomme og ansat ham i projekterne med ansvar for test, mangelafhjælpning og godkendelse af de tekniske anlæg og installationer op til bygherrens accept og endelige overtagelse af henholdsvis Sterilcentralen og Nordfløjen.

”Jeg får jo en masse kompetence ind på områder, som er vitale i denne fase. Det er af stor værdi for projektet. Og jeg synes, at vi har fundet en rigtig god løsning, hvor han refererer til mig og arbejder for projektet indtil Center for Ejendomme overtager bygningen”, siger projektchefen.

I det hele taget er klare aftaler og spilleregler en vigtig forudsætning for vellykket commissioning, understreger Henrik Eriksen:

”Vi kan ikke have ’løsgående missiler’ gående rundt på byggepladsen. Det er fornuftigt nok, at driftsfolkene får lejlighed til at komme rundt og se de installationer og anlæg, de senere skal drifte, men det må være med hænderne på ryggen. Projektet er og bliver som udgangspunkt, som det er aftalt, og hvis de vil have noget ændret, må de gå de sædvandlige kanaler. Commissioning skal ikke være noget, der belaster projektet”, understreger Henrik Eriksen.

”Det er jo en udfordring ved disse store byggerier, at der går så længe fra man laver byggeprogram og begynder at projektere, til byggerierne er færdige og kan sættes i drift. Det er ofte nogle helt andre personer, der kommer til at anvende og drifte bygningerne end dem, der var med til at specificere tingene, da man satte byggeriet i gang, og de kunne måske have ønsket sig det anderledes. Samtidig sker der jo en stor teknisk udvikling inden for de ting, vi har med at gøre. Det vil commissioning jo ikke ændre på.”

”Men når det er sagt, kan jeg ikke se andet, end at det vil være en rigtig stor fordel af få commissioning ind fra start. Jeg ville selv ønske, at jeg havde haft dem med fra begyndelsen på de byggerier, vi nu står for at skulle aflevere”, siger Henrik Eriksen. 

I den anden ende af forløbet ser projektchefen det også som en stor gevinst, at driftspersonalet i forbindelse med indkøring og test forberedes til at overtage driften: ”Allerede nu er vi ved at få driftsfolkene med. Det er en rigtig god ide at få dem tidligt ind, så de kan lære installationer og anlæg at kende og lære at betjene dem. Hvis vi får det lavet godt nu, vil vi få en glidende overgang til driftsfasen. Det er en kæmpe fordel!”

”Jeg er også glad for det samarbejde, vi har fået etableret med Center for Ejendomme, hvor de går ind som aktiv medspiller og tager ansvar og ejerskab. Vi har fået en helt ny kultur i forhold til det at overtage en bygning”, siger Henrik Eriksen.  

Foto: Commissioning test på laboratorie- og logistikbygningen, Bispebjerg

DRIFTCHEFEN: ’DEN NYE MÅDE AT GØRE TINGENE PÅ’

Hvad siger driftsfolkene så? Spørgsmålet kan man nærliggende rette til John Mikkelsen, som både er driftschef for Rigshospitalets samlede bygningsmasse og tillige chef for commissioningenheden i CEJ.

Det var John Mikkelsen, der for et par år siden tog initiativet til at afprøve Cx på i første omgang Rigshospitalet. Har det så indfriet forventningerne og givet de gevinster, man forestillede sig?

”Det korte svar er ja. Vi får absolut noget ud af det!”

”Først og fremmest har vi fået meget mere styr på afleveringen – på at det, vi modtager, også er i overensstemmelse med de krav, vi har stillet, og de aftaler, vi har indgået. Tidligere overtog vi jo reelt lidt i blinde. Vi blev inviteret til en afleveringsforretning, hvor vi fik overrakt nøglerne og nogle kasser med dokumentation og så sagde man: ’Så, nu har I overtaget bygningen’. Nu har vi fået det lagt helt anderledes i system, så vi sikrer os, at vi også får det, vi har bestilt”, fremhæver John Mikkelsen.

”Aktuelt er vi i gang med at overtage Sterilcentralen. Her har vi gennem vores test og kontroller konstateret nogle udfordringer, som vi nu er i dialog med entreprenøren om at få løst. Jeg tror godt, jeg kan sige, at vi nok ikke i samme grad ville have haft fokus på disse ting, hvis vi ikke havde kørt commissioning. Så ville vi nok i stedet have stået med problemerne, efter at vi havde ovetaget bygningen og skulle sætte den i drift. Nu står vi langt stærkere i forhold til, hvad vi vil acceptere ved afleveringen, og det har givet os en helt anden dialog med vores entreprenør om at få tingene til at virke, før vi overtager bygningen.”

”Den anden ting, som jeg vil pege på, er at vi har fået en langt bedre sammenhæng mellem projekt og drift. Tidligere blev driftsfolkene måske spurgt om deres ønsker til byggeprogrammet, og så hørte de ikke andet før vi overtog bygningen og måske ikke rigtigt kunne se, hvad der var blevet af de ønsker og forslag, de var kommet med. Nu har vi fået nogle folk, som hele vejen igennem projektet har fokus på driftshensynene, og som ved hvert eneste faseskift er inde at se på, hvordan de forskellige driftskrav bliver løst. Og så kan de tage det med tilbage til driftsfolkene og forelægge dem løsningerne, forklare hvorfor noget måske ikke helt er blevet som foreslået og bære driftens reaktioner tilbage til projektet.”

Men det betyder jo også, at driftsfolkene skal bruge noget tid på projektet, som de jo må tage fra deres driftsopgaver. Hvad er holdningen blandt dine driftsfolk til commissioning?

”De kan sagtens se fordelene. De oplever, at de bliver hørt. Og de sparer jo også tid på andre måder. Hvor vi førhen selv skulle prøve at overskue hele projektet, er der nu nogle commissioningfolk, der analyserer projektet igennem og så går til el-manden og siger: Det er lige præcist det og det, du skal forholde dig til. De oplever heller ikke længere, at projektet kommer og smider et eller andet på bordet og giver dem to dage til at læse det igennem og kommentere på det. Nu bliver tingene håndteret på forkant, commissioningfolkene hjælper med at analysere problematikken og giver driften god tid til at forholde sig til de spørgsmål, der bliver stillet. Tingene er sat helt anderledes i system. Det giver ro på hos driftsfolkene.”

Har I fundet den rigtige måde at gribe det an på?

”Vi er jo stadig i opstart. Men jeg synes, vi har fundet en pragmatisk måde at gøre det på. Vi prøver ikke at gøre det til videnskab, men tager udgangspunkt i praktikken og ydelsesbeskrivelserne – og holder fokus på, at projektet også leverer det, som vi er stillet i udsigt. Det virker for os. Det er ikke under huden endnu, men stille og roligt finder både projektfolkene og driftsfolkene ud af, at det er rigtig fornuftigt.”

Hvordan med økonomien: I bruger jo nogle lønkroner på de nye commissioningmedarbejdere. Kommer de hjem igen – med renter?

”Det er jeg overbevist om, for der ligger jo mange penge i, hvis vi kan komme hurtigere i drift – og med færre problemer, når vi så kommer i drift. Her i opstarten har vi finansieret det ved at spare nogle lønkroner andre steder i vores driftsorganisation, men det er jo ikke holdbart, når vi nu skal til at udbrede det til stadig flere byggerier. Så vi arbejder på at finde en model, hvor det finansieres gennem projektet.”

Hvordan ser du fremtiden for commissioning i Region Hovedstadens byggerier?

”Lige nu koncentrerer vi os om de store byggerier, og vi har jo ikke engang folk nok til at dække dem alle. Så det er tanken at vi skal være nogle flere, når vi kan finde ressourcerne til det.”

”Over tid skal vi have det ind i alle projekter. Ikke nødvendigvis ved at der skal en commissioningmand ind på ethvert byggeri, men selve tænkningen og metodikken skal ind. Det arbejder vi på nu i samarbejde med vores bygherrefunktion i CEJ. De er i gang med at udvikle en projektmodel for fremtidige byggerier, og vi rådgiver dem om, hvordan vi kan få Cx integreret i den, så det simpelthen bliver måden, vi gør tingene på i Region Hovedstadens byggerier”, fortæller John Mikkelsen.

Mere inspiration: Se hvordan byggeledelsen griber commissioning an ved byggeriet af Ny Retspsykiatri Sct. Hans (fra 6.58 i den lille film)