Region Syddanmark: Byggeafdelingens erfaringer

I den kommende tid vil der månedligt blive ’blogget’ direkte fra de forskellige byggeprojekter og regioner. Byggebloggen er et talerør for de regionale byggeorganisationer og projekter - en mulighed for at dele erfaringer, milepæle og lærerige udfordringer. Denne blog er skrevet af projektchef, Martin Djørup, fra Region Syddanmark. Indlægget har fokus på byggeafdelingens erfaringer med gennemførelsen af kvalitetsfondsbyggeriet Sygehus Sønderjylland, Aabenraa.

Baggrund 
Region Syddanmark har i perioden 2010-2015 gennemført Fase 1 af kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektet gennemføres der en større sammenlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa. Herunder en lukning af Haderslev, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, som derpå fortsætter som specialsygehus.
Fase 1 er en selvstændig og afgrænset del af det samlede projekt, og omfatter bl.a. fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, 2 OP stuer, køkken og varemodtagelse. Fase 1 andrager 550 mio. kr. ud af et samlet anlægsbudget på 1.250 mio. kr. (2009-PL).

Projektform og organisering
Projektet er udført som en totalrådgivningsopgave med hoved- og fagentrepriser, hvor totalrådgiver tillige varetog byggeledelse og tilsyn. Til at varetage bygherrefunktionen har Sygehus Sønderjylland haft en projektafdeling med gennemsnitligt 5-6 mand.

Udførelse - under drift
Etableringen af en udredningsetage hen over den fungerende skadestue, samt ombygning af selve skadestuen, mens den var i drift, var særligt udfordrende. Indledningsvis skulle der bankes godt 250 minipæle ned gennem terrændækket på etagen under skadestuen, umiddelbart under to traumestuer og en CT-scanner. Pælene indgik i 21 søjlefundamenter, som understøtter den nye overliggende bygning. Vore erfaringer herfra bekræfter, at det er væsentligt at have et engageret og velorienteret skadestuepersonale, som aktivt inddrages i planlægningen af de enkelte dages arbejder. Derudover har etableringen af et alarmeringssystem til midlertidig standsning af pæleramning i forbindelse med traumepatienter og CT-scanninger vist sig meget nyttigt.

Afleveringsforretning og ibrugtagning
Grundet hensynet til en fastsat dato for lukningen af Haderslev, blev Fase 1 ibrugtaget af klinikkerne i august 2014, selvom projektet ikke fuldt ud havde et stade, som understøttede en problemfri idriftsættelse.
Som konsekvens heraf blev afleveringsforretningen gennemført, sideløbende med at der foregik mangelafhjælpning og indflytning i lokalerne. Det var derfor en meget hektisk og til tider frustrerende periode for alle involverede parter. Men med en indflytningsplan som var tydelig for alle, en ukuelig optimisme og konstruktiv tilgang til tingene – ikke mindst fra klinikkernes side – lykkedes det at komme i mål med indflytningen, og få gang i en hverdag.
I september 2014 blev de første patienter modtaget i de nye rammer.

Mangelafhjælpning - under drift
Imidlertid kan alle ressourcer udtømmes, hvis man driver rovdrift på dem. Og tålmodigheden blev virkelig sat på prøve i de første 6-9 måneder efter ibrugtagning, hvor der til stadighed skulle koordineres tilstedeværelse af håndværkere i klinikkerne til at udføre mangelafhjælpning. Samtidig med at der skulle opretholdes klinisk drift.
Udover den mere eller mindre almindeligt forekommende problemstilling med at få entreprenører og leverandører til at erkende og afhjælpe deres mangler, så har det derforuden været en ekstra udfordring at få entreprenøren ind i et givent lokale på et tidspunkt, som passer klinikkens drift. Og flere gange har en entreprenør måttet gå forgæves, fordi lokalet på dagen alligevel ikke kunne friholdes grundet en akut opstået situation.
Det gør det ikke nemmere for projektet at blive færdig med mangler, når entreprenøren oplever, at han ikke kan komme til i bygningen.
I den første periode var det projektafdelingen, som varetog koordineringen af håndværkerne, men efterhånden som manglerne blev afhjulpet, blev byggeriet overdraget til driftsorganisationens tekniske serviceafdeling, som har været meget konstruktive i deres tilgang til at overtage driftsansvaret og driftsøkonomien. I en overgangsperiode har projektafdelingen været behjælpelige med at sortere i de forskellige henvendelser, som kom fra huset, således at garantiarbejder blev afhjulpet ved projektafdelingens mellemkomst og som en del af projektet, og øvrige forhold blev varetaget af teknisk service.
Jeg vil betegne det som særligt vigtigt, at der er et godt samarbejde mellem projektafdelingen og sygehusets tekniske afdeling, og man så tidligt som muligt finder en pragmatisk model for overdragelse af ansvar og økonomi.

Lukning af regnskab og start på afskrivning
Det har været en udfordring at få tilsendt og verificeret opgørelser og slutregninger fra entreprenører, således regnskabet kunne lukkes, og grundlaget for afskrivninger etableres. Udfordringen er især blevet forstærket af en – siden afleveringen – tiltagende dårligere kommunikation mellem totalrådgiver og bygherre, primært grundet uenighed om rådgivningsopgavens omfang og kvalitet, og den deraf følgende økonomi. Et forhold, som det i skrivende stund ikke er lykkedes at blive enige om.
Regionens afskrivningsregler og krav, samt en understøttende gruppering af anlægsaktiverne, var ting, som vi ikke havde taget særlig højde for i vores kontoplan og vores løbende håndtering af fakturaer. Det har betydet, at vi efterfølgende har skullet fremsøge alle bilag på udstyr og inventar, og arkivere det på en måde således hvert stykke udstyr fik en forside, som bl.a. fortæller, hvad det er, hvor det står, hvilken afskrivningsgruppe det tilhører, og hvad prisen er, samt vedlægge alle fakturabilag på det pågældende stykke udstyr. 
Det ville klart have været nemmere og hurtigere at gøre, første gang vi havde bilaget i hånden! Heldigvis stillede sygehusets regnskabsafdeling velvilligt op med en hjælpende hånd i 11. time. 
Derfor er et godt råd at få styr på krav til afskrivninger og strukturering af fakturabilag fra starten af.

Tvister
Det er svært at gennemføre et stort projekt uden, at det giver gnidninger, og særligt vanskeligt bliver det, når økonomi og tidsplan er under pres. I øjeblikket har Sygehus Sønderjylland således en verserende voldgiftssag vedr. et RCMS-anlæg, som er et tavleanlæg til personbeskyttelse mod fejlstrømme. 
Der forberedes endvidere et klageskrift mod totalrådgiver vedr. krævet honorar for de præsterede ydelser, ansvar for ekstraomkostninger grundet fejl og mangler i projekteringen, samt ansvar for forlænget byggetid for entreprenører, grundet dårlig byggeledelse.

Fase 2
Med erfaringerne fra Fase 1 i rygsækken, håber vi naturligvis, at vi i Fase 2 kan fortsætte de gode takter fra Fase 1, samt undgå gentagelse af fejlene fra Fase 1. 
Meget vil imidlertid afhænge af anlægsøkonomien, som vi først får vished for om et års tid, når Fase 2 projektet skal i udbud. En gunstig licitation ville ikke være af vejen.